LA “SCRIVANIA DIGITALE” ED ARCHIVIO DOCUMENTALE
Con Olimpo per lavorare in Digitale…
Olimpo è la soluzione ideale per la dematerializzazione e quindi per la gestione dei documenti e dei procedimenti in modo digitale.
La suite riunisce in un’unica soluzione software tutte le funzionalità necessarie per gestire la documentazione ed i procedimenti amministrativi informatici, integrando in un’unica piattaforma i servizi di Protocollo Informatico (Egisto), Gestione Elettronica Documentale (Scrivania digitale), Gestione dei Procedimenti Amministrativi (Workflow) e modulo di interscambio con il sito web per il Cittadino.
ll sistema documentale la “Scrivania digitale” è ormai un vero cardine del sistema comunale. Tutti i documenti che vengono prodotti o che giungono al comune sono trattati ed archiviati in OLIMPO.
Olimpo e’ integrato con il modulo del protocollo informatico. Olimpo gestisce i procedimenti dell’ente in modo semplice e completo Ogni procedura applicativa si interfaccia in modo nativo con il sistema documentale.
Con la “Scrivania digitale” si possono distribuire i documenti agli uffici, l’assegnazione, iter documenti, per il monitoraggio della posta ricevuta, delle attività aperte e chiuse.
Repository unico di documenti nel quale vengono memorizzati tutti i documenti ricevuti dall’esterno e prodotti dall’Ente. Gestisce i fascicoli digitali. Profilo utenti per accesso qualificato ai documenti ed ai fascicoli.
È interfacciato con i software gestionali e con l’amministrazione trasparente.
Il protocollo informatico che interagisce con il sistema documentale per le mail in arrivo e la posta in partenza. Ogni operatore, ultimato un documento, potrà firmarlo, protocollarlo ed inviarlo via mail e/o PEC.
Il quaderno di lavoro di ogni operatore
Lavorare in modo LIVE nel contesto dell’Ente:
- per visionare la posta arrivata;
- per le comunicazioni interne;
- per leggere i documenti assegnati;
- per i post-it;
- per comunicare con i colleghi;
- per assegnare e condividere documenti.
La Protocollazione automatica delle istanze del cittadino, professionista, impresa consente al comune di adempiere a quanto previsto dalla norma e cioé di protocollare dal 1° gennaio 2017 le istanze PEC entro la giornata nella quale vengono ricevute anche in assenza del personale!.
La rubrica unica dei corrispondenti
E’ condivisa per tutti i servizi del comune
Per seguire passo per passo l’iter delle pratiche di ogni istanza…
I procedimenti digitali e i processi workflow
Definizione dei procedimenti del comune
Gestione dei processi
Monitoraggio processi
Statistiche sui processi