Gestione documentale

LA “SCRIVANIA DIGITALE” ED ARCHIVIO DOCUMENTALE

Con Olimpo per lavorare in Digitale…

 

Olimpo è la soluzione ideale per la dematerializzazione e quindi per la gestione dei documenti e dei procedimenti in modo digitale.

La suite riunisce in un’unica soluzione software tutte le funzionalità necessarie per gestire la documentazione ed i procedimenti amministrativi informatici, integrando in un’unica piattaforma i servizi di Protocollo Informatico (Egisto), Gestione Elettronica Documentale (Scrivania digitale), Gestione dei Procedimenti Amministrativi (Workflow) e modulo di interscambio con il sito web per il Cittadino.

ll sistema documentale la “Scrivania digitale” è ormai un vero cardine del sistema comunale. Tutti i documenti che vengono prodotti o che giungono al comune sono trattati ed archiviati in OLIMPO.

Olimpo e’ integrato con il modulo del protocollo informatico. Olimpo gestisce i procedimenti dell’ente in modo semplice e completo Ogni procedura applicativa si interfaccia in modo nativo con il sistema documentale.

 

Con  la “Scrivania digitale” si possono distribuire  i documenti agli uffici, l’assegnazione, iter documenti, per il monitoraggio della posta ricevuta, delle attività aperte e chiuse.

 

Repository  unico di documenti nel quale vengono memorizzati tutti i documenti ricevuti dall’esterno e prodotti dall’Ente. Gestisce i fascicoli digitali. Profilo utenti per accesso qualificato ai documenti ed ai fascicoli.

È interfacciato con i software gestionali e con l’amministrazione trasparente.

 

Il protocollo informatico che interagisce con il sistema documentale per le mail in arrivo e la posta in partenza. Ogni operatore, ultimato un documento, potrà firmarlo, protocollarlo ed inviarlo via mail e/o PEC.

 

Il quaderno di lavoro di ogni operatore

Lavorare in modo LIVE nel contesto dell’Ente:

  • per visionare la posta arrivata;
  • per le comunicazioni interne;
  • per leggere i documenti assegnati;
  • per i post-it;
  • per comunicare con i colleghi;
  • per assegnare e condividere documenti.

 

La Protocollazione automatica delle istanze del cittadino, professionista, impresa consente al comune di adempiere a quanto previsto dalla norma e cioé di  protocollare dal 1° gennaio 2017 le istanze PEC entro la giornata nella quale vengono ricevute anche in assenza del personale!.

 

La rubrica unica dei corrispondenti 

E’ condivisa per tutti i servizi del comune

 

Per seguire passo per passo l’iter delle  pratiche di ogni istanza…

I procedimenti digitali e i processi workflow

Definizione dei procedimenti del comune

Gestione dei processi

Monitoraggio processi

Statistiche sui processi